Uitvoering

UITVOERING VAN UW PROJECT EN HET CREËREN VAN EEN SOLIDE AUDIT TRAIL

Het Subsidiehuis begeleidt uw project tijdens de uitvoering en zorgt voor overzicht en dossiervorming. Het gaat daarbij om het zorgen voor een duidelijk overzicht van hetgeen er al is gebeurd (het audit trail) dat zorgvuldig dient te worden vastgelegd. Daarnaast moet inzichtelijk zijn hoe het project er op dat moment voorstaat én hoe het project verder kan (wat wordt bepaald op basis van de actuele situatie). Verder komt het voor dat partijen vol goede moed zelfstandig aan een subsidietraject begonnen zijn, maar dat het niet zo is gelopen als was voorzien. Ook in die trajecten kan Het Subsidiehuis helpen om de (financiële) schade te beperken en te komen tot een goede afronding.

Financieel management

Subsidietrajecten, en zeker de grotere Europese trajecten zoals INTERREG of Horizon 2020, vragen gedurende de uitvoering om een zorgvuldig financieel management. Hiermee wordt tussentijds de financiële voortgang bewaakt en wordt voorkomen dat projecten gedurende de uitvoering te veel van de oorspronkelijke begroting afwijken. Continu monitoren van de financiële voortgang legt de basis om bij te sturen en eventueel ook partners in een project aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheden. Daarnaast kan de financiële voortgang aanleiding zijn om de begroting tussentijds bij te stellen om zeker te zijn dat op het moment dat het project is afgelopen, ook de beschikbare middelen maximaal zijn benut. Bij het inrichten van het financieel management maakt Het Subsidiehuis waar mogelijk gebruik van door de subsidieverstrekker aangereikte tools (formats, online rapportagesystemen, etc.) aangevuld met zelf ontwikkelde budget tools, rapportageformulieren en duidelijke overzichten.

Ad hoc ondersteuning van financieel management

Er zijn (semi-)overheden die zelf een financiële afdeling hebben die ervaring heeft met (Europese) subsidietrajecten, maar waar behoefte is aan ad hoc ondersteuning van het financieel management omdat men bijvoorbeeld nog geen ervaring heeft met een bepaalde regeling, of omdat men op bepaalde momenten behoefte heeft aan aanvullende deskundige personele capaciteit. Ook in die trajecten levert Het Subsidiehuis toegevoegde waarde. Op basis van een “nul-uren” afspraak levert Het Subsidiehuis op afroep ondersteuning op die momenten dat een organisatie dat wenst. Bijvoorbeeld op de momenten dat er deadlines zijn voor financiële rapportages richting de subsidieverstrekker, of op momenten dat er aan een internationaal projectpartnerschap een presentatie over de regelgeving binnen het subsidietraject moet worden verzorgd is Het Subsidiehuis graag bereid het traject een extra impuls te geven.

Dossierreparatie

Het komt voor dat een organisatie al een tijd geleden een subsidietraject is ingegaan maar dat het financieel management om wat voor reden dan ook niet helemaal uit de verf is gekomen. Wellicht is het subsidiedossier niet op orde, zijn er bepaalde belangrijke keuzes of afwegingen wat te lang blijven liggen, of blijkt het subsidietraject toch onverwacht lastiger dan voorzien… In die trajecten komt Het Subsidiehuis organisaties graag te hulp door doelgericht het subsidietraject weer op orde te brengen op die punten waar problemen zich hebben voorgedaan. Hierbij kan het gaan om bijvoorbeeld het opbouwen van de dossiervorming over eerder gerapporteerde maar wellicht onvoldoende gedocumenteerde kosten, om het opbouwen van actuele financiële overzichten om inzicht te krijgen in de financiële situatie in een lopend project waar dat eerder wellicht onvoldoende “in de grip” is geweest om daarmee alsnog de bijdrage optimaal te benutten, etc., etc.. Helaas komt het in dergelijke trajecten ook voor dat zaken niet meer hersteld kunnen worden (een onrechtmatige aanbesteding uit het verleden is bijvoorbeeld vaak zeer lastig of zelfs niet te herstellen) maar in die gevallen, zal Het Subsidiehuis u hierover zo snel mogelijk informeren en met u bekijken hoe de eventuele schade beperkt kan worden.