Verantwoording

VERANTWOORDEN AAN DE SUBSIDIEVERSTREKKER

In elk subsidietraject dient er op enig moment een verantwoording te worden afgelegd aan de subsidieverstrekker. Deze verantwoording dient daarnaast veelal vergezeld te worden door een goedkeurende accountantsverklaring. Hiervoor is een solide subsidiedossier en een gedegen audit trail een basisvoorwaarde. Het Subsidiehuis zorgt er daarom voor dat er gedurende het subsidietraject (van aanvraag tot vaststelling) een compleet subsidiedossier wordt opgebouwd als fundament voor de subsidieverantwoording. Daarnaast kan Het Subsidiehuis ondersteuning leveren bij het opstellen van voortgangsrapportages en eindrapportages, zowel inhoudelijk als financieel. Deze ondersteuning wordt naar wens ingevuld en kan uiteenlopen van redactioneel commentaar, tot het volledig opstellen van rapportages op basis van door de opdrachtgever beschikbaar gestelde informatie.

Voortgangsrapportages en eindrapportages

Voor de subsidieverstrekker zijn voortgangsrapportages en eindrapportages van groot belang om de voortgang in het project af te zetten tegen hetgeen was voorzien (en beloofd) in de subsidieaanvraag. Het is daarom van belang om in die rapportages zorgvuldig op te tekenen wat er binnen het project is gebeurd, wat er mogelijk niet is gelukt, waarom iets mogelijk niet is gelukt, en wat dat voor het project als geheel betekent. Vanaf het moment van toekenning van een subsidie, is het namelijk van belang voor de subsidieverstrekker dat het project het beoogde resultaat haalt en indien dat wellicht niet volledig lijkt te gaan lukken, is het zaak hierover tijdig afstemming te zoeken met de subsidieverstrekker. Op dat moment kan namelijk vaak het project nog worden bijgesteld richting een nieuw beoogd resultaat dat voor de initiatiefnemer haalbaar is, en voor de subsidieverstrekker nog altijd waardevol. Het Subsidiehuis heeft inmiddels vijftien jaar ervaring met het vormgeven van deze rapportages en de (soms) bijbehorende wijzigingsverzoeken en weet daarmee het proces te begeleiden richting een voor alle partijen succesvolle oplossing en uiteindelijk een succesvolle afronding van het subsidietraject.

Accountantscontroles

Bij subsidietrajecten komt het regelmatig voor dat er bij de eindrapportage (en soms ook bij tussentijdse rapportages, zoals bijvoorbeeld bij INTERREG NWE) een goedkeurende accountantsverklaring moet worden meegestuurd. Indien dat bij een subsidietraject het geval is, is het zaak om hier tijdig op te anticiperen en de accountant vroegtijdig in het traject te betrekken. Het is vaak beter om belangrijke strategische afwegingen al vroeg in het traject te laten toetsen/controleren door de accountant, dan pas bij de eindrapportage te ontdekken dat er zaken zijn gebeurd die niet hadden gemogen want dan kan er niet meer worden bijgestuurd. Het Subsidiehuis heeft de afgelopen jaren in de verschillende projecten samengewerkt met diverse accountantskantoren. Vanuit die ervaring kan Het Subsidiehuis als gelijkwaardige sparringpartner optreden richting uw huisaccountant, of alternatieven aandragen indien daar behoefte aan zou zijn. Een accountant die thuis is in de betreffende regelgeving is namelijk bijzonder waardevol om al gedurende de uitvoering van het project zaken op orde te brengen.

Archivering

Bij subsidietrajecten is het audit trail en de opbouw van het subsidiedossier van groot belang. Tijdens de projectuitvoering maar ook vaak jaren later (in Europese trajecten kan dit tot wel tien jaar zijn) bestaat de kans dat de subsidieverstrekker besluit een audit te laten uitvoeren en daarbij het volledige subsidiedossier (of dat van een bepaald projectjaar) wil doornemen. Het is daarom zaak om dit dossier gedegen op te bouwen, op zo’n manier, dat dit jaren later ook nog begrepen wordt en nog altijd dezelfde gedegen set is. Het Subsidiehuis kan hierbij adviseren over de wijze waarop dit dossier het beste kan worden opgebouwd, welke eisen eraan worden gesteld en welke bewaartermijnen dienen te worden gerespecteerd. Hierdoor wordt er voorkomen dat een organisatie jaren later ineens voor een probleem staat op het moment dat er een onverwachte controle wordt aangekondigd.